Recruitment
Janine; De overbelaste recruitmentafdeling
Het is 09:00 uur en Janine, het hoofd van de recruitmentafdeling, loopt door haar kantoor en ziet haar team druk in de weer. Terwijl ze haar e-mails checkt, valt haar op dat er een wachtrij van ongelezen berichten is opgebouwd. Hetzelfde geldt voor de telefoon. De reacties van kandidaten op de openstaande vacatures blijven binnenstromen, maar de opvolging laat te wensen over.
Janine pakt een van de recente e-mails van een kandidaat. Hij had zijn cv drie dagen geleden gestuurd voor een open positie, maar nog steeds geen reactie ontvangen. Ze zucht. “Dit had sneller gemoeten,” denkt ze. Ze weet dat het niet goed is voor hun merk en dat ze hierdoor waardevolle kandidaten verliezen.
De situatie is al een paar weken aan de gang. Er is simpelweg niet genoeg capaciteit om snel genoeg te reageren. De recruiters zitten vast in administratieve taken, het inplannen van gesprekken en de voortgang bijhouden van alle kandidaten. Het gevolg? Kandidaten verliezen hun interesse of hebben inmiddels al een ander aanbod. Janine merkt dat steeds vaker kandidaten zelf bellen om te vragen waar ze staan in het proces. Sommige kandidaten beginnen zelfs een beetje geïrriteerd te raken, omdat ze geen duidelijke updates krijgen.
Janine ziet dat de afdeling goed functioneert op het moment dat het gaat om het vinden van de juiste kandidaten, maar de snelheid van het proces en de communicatie met kandidaten is een steeds groter probleem. Elke dag heeft ze het gevoel dat ze achter de feiten aanloopt. Ze zou meer focus moeten hebben op het strategische aspect van recruitment en het verbeteren van de kandidatenervaring, maar de operationele druk neemt teveel tijd in beslag.
Op een dag ontvangt ze een e-mail van een top kandidaat die een aanbod heeft gekregen bij een concurrent. Hij laat weten dat hij zijn sollicitatie bij haar bedrijf intrekt, omdat hij geen snel antwoord had gekregen op zijn vragen. “Dat is het moment,” denkt Janine, “we moeten iets veranderen.”
De inzet van een tijdelijke recruiter ter ondersteuning
Een recruiterondersteuner kan de last voor Janine en haar team aanzienlijk verlichten door operationele en administratieve taken over te nemen. Hierdoor kunnen de recruiters zich richten op de belangrijke, strategische aspecten van hun werk. Hier zijn enkele manieren waarop een recruitmentondersteuner kan helpen:
1. E-mailbeheer en Communicatie
De ondersteuner kan de inkomende sollicitaties beheren, automatisch bevestigingsmails sturen en ervoor zorgen dat kandidaten snel een ontvangstbevestiging krijgen. Ook kan de ondersteuner zorgen voor regelmatige updates naar kandidaten, zodat ze op de hoogte blijven van hun sollicitatiestatus, waardoor het aantal telefoontjes van kandidaten afneemt.
2. Plannen van Gesprekken
De ondersteuner kan sollicitatiegesprekken inplannen, herinneringen sturen naar zowel kandidaten als recruiters en zorgen voor een soepel verloop van het planningproces. Dit vermindert de druk op recruiters, die zich anders bezighouden met het vinden van geschikte tijden en het aanpassen van agenda’s.
3. Beheren van Kandidatenpijplijn
De ondersteuner kan de kandidatenpijplijn bijhouden en zorgen voor een goede organisatie van alle cv’s, sollicitatieformulieren en notities. Hierdoor kan het team snel toegang krijgen tot belangrijke informatie zonder tijd te verliezen met zoeken naar documenten.
4. Documenten en Rapportages
Het verzamelen van gegevens en het opstellen van rapportages kan tijdrovend zijn. Een ondersteuner kan gegevens zoals sollicitatiestatistieken, voortgangsrapporten en feedback van sollicitanten verzamelen en verwerken, zodat de recruiters snel inzicht hebben in de status van het proces.
5. Proactieve Follow-up
De ondersteuner kan zelf follow-up doen bij kandidaten die niet meteen reageren of die langere tijd geen update hebben ontvangen. Dit zorgt ervoor dat kandidaten niet afhaken of zelf gaan bellen voor informatie.
6. Administratieve Ondersteuning
De ondersteuner kan de administratieve taken zoals het voorbereiden van contracten, het verifiëren van referenties, en het coördineren van de onboarding van nieuwe medewerkers overnemen. Dit vermindert de werkdruk voor recruiters, zodat zij zich kunnen concentreren op het wervingsproces zelf.
Resultaat voor het team
Door deze taken over te nemen, kan de recruitmentondersteuner de snelheid en efficiëntie van het proces verhogen. Kandidaten krijgen sneller feedback en voelen zich meer gewaardeerd, terwijl recruiters meer tijd hebben om zich te concentreren op het vinden van de juiste kandidaten en het voeren van diepgaande gesprekken. Dit resulteert in minder gemiste kansen en een betere kandidatenervaring.